سامانه حضور غیاب آنلاین: راه حل چالش مدیریت تردد در سازمان‌های چند شعبه
چالش‌های ثبت تردد در سازمان‌های چند شعبه
فرآیند مدیریت و ثبت تردد پرسنل در سازمان‌های دارای چندین شعبه به نسبت سایر سازمان‌ها با چالش‌های بیشتری همراه است. از مهمترین چالش‌های پیش روی این سازمان‌ها، محاسبه کارکرد پرسنلی که در چندین شعبه فعال هستند. هرچند در هر شعبه دستگاه حضور و غیاب اختصاصی وجود دارد، اما یکپارچه سازی اطلاعات برای محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل که در چندین شعبه در حال تردد هستند به مراتب کار سخت و زمانبری است.
مشکل ناسازگاری راهکارهای ارائه شده مدیریت تردد با نیازهای سازمان از مهمترین معزلات محاسبه حقوق و دستمزد در سازمان‌های چند شعبه است. چگونگی ردیابی رکورد تردد ثبت شده پرسنل در سیستم حضور غیاب هر شعبه، تجمیع و یکپارچه سازی اطلاعات که علاوه بر وقت‌گیر بودن به شدت احتمال خطا و اشتباه را بالا می‌برد. در صورت کوچکترین اشتباه ممکن است محاسبات به کلی دچار اشتباه شود که در نهایت منجر به نارضایتی پرسنل یا تحمیل هزینه اضافی به سازمان می‌شود. همچنین ممکن است پرسنل بدون حضور در شعبه مورد نظر، در ثبت تردد تقلب کنند. این مورد بخصوص زمانی اتفاق می‌افتد که از سیستم ثبت تردد کارتی یا رمزی استفاده شود. سازمان‌ها در صورت استفاده از دستگاه‌های بیومتریک برای ثبت ورود و خروج پرسنل، به ندرت با مشکل تقلب در ثبت تردد مواجه خواهند شد.
همچنین استفاده از سیستم مجزا در هر شعبه میزان انعطاف‌پذیری وضع قوانین و مقررات را به شدت کاهش می‌دهد. در صورت نیاز به تهیه گزارش جامع و ارائه آمار و ارقام مورد نیاز مدیران نیز معمولا چالش‌هایی پیش روی واحد منابع انسانی وجود دارد.
راه‌کار نانوتایم 360 برای مدیریت سازمان‌های چند شعبه‌ای
سامانه حضور و غیاب آنلاین، راهکاری جامع و یکپارچه برای مدیریت سازمان‌هایی با چندین شعبه است. این سامانه امکان ثبت تردد به صورت آنلاین از طریق اپلیکیشن یا حتی از طریق دستگاه ساعت زنی را فراهم می‌کند. از مهمترین مزایای سیستم حضور و غیاب بدون دستگاه، می‌توان به امکان یکپارچه‌سازی اطلاعات تردد ثبت شده در شعب مختلف اشاره کرد. بنابراین نیاز به تعریف پرسنل به صورت مجزا در سیستم حضور و غیاب هر شعبه به صورت جداگانه نیست و با یکبار تعریف در سامانه کلود، امکان ثبت تردد پرسنل در لوکیشن‌های مختلف فراهم می‌شود.
سیستم حضور غیاب ابری نانوتایم 360، راهکاری یکپارچه برای مدیریت تردد، در سازمان‌هایی چند شعبه است. در این سیستم امکان تعریف لوکیشن‌های مختلف برای ثبت تردد پرسنل در نظر گرفته شده است. یکی از مهمترین قابلیت‌های نرم افزار حضور غیاب کلود نانوتایم 360، امکان ثبت تردد به طور همزمان از طریق اپلیکیشن و دستگاه حضور و غیاب است. لازم بذکر است که اطلاعات دستگاه سخت افزاری به صورت آنلاین و بر خط با داده‌های سیستم نانوتایم 360 در ارتباط است.
- ثبت تردد پرسنل در شعب مختلف
- امکان ثبت لوکیشن‌های مختلف برای ثبت تردد
- عدم نیاز به ثبت اطلاعات پرسنل در شعب مختلف
- انعطاف پذیری بالا و قابلیت برقراری ارتباط با سایر سیتم‌های مورد استفاده در سازمان ها
- قابلیت تعریف انواع شیفت کاری ساده و پیچیده
- قوانین حضور و غیاب متناسب با آئین نامه شعب
- قابلیت ایجاد قوانین پویا و فرم درخواست پرسنل و تائید مدیران در بستر وب و اپلیکیشن
- امکان گزارش‌گیری جامع از کلیه شعب
- ارائه داشبورد مدیریتی با قابلیت گزارش‌گیری جامع و پیشرفته
- عدم نیاز به دستگاه حضور و غیاب برای ثبت تردد
- مانیتورینگ لحظه‌ای تردد
- امکان ثبت تردد با استفاده از GPS
- قابل استفاده بر روی انواع گوشی هوشمند
- امکان تعریف سطوح مختلف دسترسی
- دارای داشبورد مدیرتی و پرسنل پنل
- امکان ثبت تردد با دستگاه و بدون دستگاه
- تعیین ساعات کاری مشترک بین شعب
با استفاده از اپلیکیشن نانوتایم 360، علاوه بر امکان حضور و غیاب بدون دستگاه می‌توان به راحتی ساعات کاری پرسنل دورکار را مدیریت کرد. با توجه به امکان استفاده از قابلیت GPS برای ثبت تردد و عدم الزام استفاده از دستگاه ساعت زنی، به طور چشمگیری در هزینه‌های سازمان صرفه‌جویی می‌شود. با ثبت شعب مختلف در نانوتایم 360 و با توجه به امکان ادغام داده‌های شعب مختلف، پرسنلی سیار در چند شعبه به راحتی و از طریق اپلیکیشن نصب شده بر روی تلفن همراه خود امکان ثبت تردد دارند. هرچند برای پیاده این سیستم نیاز به ارائه آموزش‌هایی درباره اهمیت استفاده از این سیستم هست. به عنوان مثال تعیین پاداش برای کارمندان منظم و همچنین پیگیری دلیل عدم حضور به موقع کارمندان و تلاش برای برطرف کردن مشکل است.
یکی از راهکارهای مورد استفاده در مدیریت تردد سازمان‌های چند شعبه، تعیین شیفت‌های کاری مشترک شعب است. در صورت تفاوت ساعت کاری شعب با یکدیگر، مدیران می‌توانند با تنظیم زمان‌های برخی از وظایف به گونه‌ای که تداخلی در ساعات کاری وجود نداشته باشد، مشکل حضور و غیاب را کاهش دهند. بنابراین در صورت حضور پرسنل در شعب دیگر، مشکلی با چگونگی ثبت تردد نخواهند بود. برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت نانوتایم به نشانی www.nanotime.ir مراجعه کنید.
پایش و کنترل حضور و غیاب: این سیستم به واحد منابع انسانی کمک می‌کند تا حضور و غیاب پرسنل را به طور دقیق و موثر پایش کند. این اطلاعات از جمله زمان حضور و غیاب، تاخیرها، و غیبت‌ها به صورت خودکار ثبت می‌شود که اطلاعات دقیقی از عملکرد پرسنل فراهم می‌کند. بر اساس الگوی ثبت شده بسیاری از مشکلات درون سازمانی براحتی قابل شناسایی و اصلاح است.
ارزیابی عملکرد: اطلاعات سیستم حضور غیاب امکان ارزیابی دقیق عملکرد پرسنل را فراهم می‌کند. داده‌های حضور غیاب به عنوان یکی از معیارهای ارزیابی عملکرد معیاری برای تصمیمات مربوط به پاداش‌ها و ترفیعات است.
برنامه‌ریزی منابع انسانی: با استفاده از داده‌های سیستم کنترل تردد در هر سازمانی، امکان برنامه ریزی دقیق برای منابع انسانی آن سازمان فراهم می‌شود. این اطلاعات امکان تشخیص دقیق‌تر نیازهای نیروی کار و اختصاص موثر‌تر منابع را فراهم می‌آورد.
حفظ انضباط سازمانی: سیستم حضور و غیاب به حفظ انضباط سازمانی کمک می‌کند. درنظر گرفتن و اعمال قوانین مربوط به حضور و غیاب و اعمال تدابیر مناسب برای تخلفات علاوه بر افزایش نظم سازمانی، به حفظ فرهنگ سازمانی کمک بسزایی می‌کند.
جایگاه سامانه حضور و غیاب آنلاین در حفظ نظم سازمانی
سامانه حضور و غیاب آنلاین با ارائه اطلاعات دقیق و به روز به مدیران و واحد منابع انسانی به طور مستقیم در حفظ انضباط سازمانی نقش دارد. این اطلاعات قابلیت اعمال قوانین و تدابیر مربوط به حضور و غیاب را فراهم می‌کند که به نوبه خود انضباط سازمانی را تقویت می‌کند.
با استفاده از سیستم حضور و غیاب، مدیران می‌توانند:
تعیین و اعمال قوانین و مقررات: بر اساس داده‌های ثبت شده از حضور و غیاب پرسنل، مدیران می‌توانند قوانین و مقررات مربوط به حضور و غیاب را تعیین و اعمال کنند، از جمله تعیین ساعات کاری، مواعد تاخیر، و تدابیر مرتبط با غیبت‌های بی‌دلیل.
پیگیری تخلفات و برخورد مناسب: سیستم حضور و غیاب به مدیران امکان می‌دهد تا تخلفات مربوط به حضور و غیاب را پیگیری و به منظور حفظ انضباط سازمانی با متخلفان مطابق با قوانین سازمان برخورد مناسب شود.
ارائه بازخورد و پاداش: با داشتن داده‌های دقیق از حضور و غیاب پرسنل، امکان شناسایی افراد موثر و منظم در سازمان فراهم می‌شود ودر نظر گرفتن پاداش برای آن‌ها انگیزه‌بخش برای اعمال انضباط و حضور منظم پرسنل است.
افزایش مشارکت و همکاری: با اعمال قوانین و مقررات روشن و عدالت‌محور در مورد حضور و غیاب، اعتماد و مشارکت پرسنل در سازمان افزایش می‌یابد و همکاری بین اعضای تیم بهبود می‌یابد، که این امر به حفظ انضباط سازمانی کمک می‌کند.
